Vellow Sistemas
O VelloOficina cuida do pátio de ponta a ponta: agenda, check-in com foto e assinatura, diagnóstico, orçamento versionado com aprovação item a item, ordem de serviço em Kanban, apontamento do mecânico, controle de qualidade, entrega e garantia. E, no meio de tudo, o almoxarifado — onde disponível não é saldo: é o saldo menos o que já tem dono. É esse número que serve para prometer prazo.
Não são recursos: são as decisões que dão forma ao resto. Um sistema que erra qualquer uma delas passa a exigir uma planilha ao lado — e a planilha é onde a oficina volta a perder dinheiro.
Quando o cliente aprova, a peça sai do disponível sem sair da prateleira: o estoquista continua vendo o item no galpão, e o consultor não consegue prometê-lo para outro carro. Uma subtração no saldo não sabe de quem é a peça — e o que não voltar num cancelamento vira diferença de inventário que ninguém explica.
Cancelou a ordem, a peça volta ao disponível na hora. Mas a linha da reserva fica, com a data e o motivo do cancelamento. É ela que responde “por que esta peça ficou presa três dias” — a pergunta que aparece quando o inventário não fecha, semanas depois do fato.
Movimento de estoque é append-only por trigger no banco — nem o dono do banco altera. Correção é lançamento novo de estorno ou ajuste, porque editar uma linha antiga faria todo saldo posterior mentir. O auditor que pergunta “qual era o saldo em 31/12” recebe um número que ninguém pôde mexer.
Nove blocos, e todos falam com o mesmo veículo. A placa é a chave: digitou a placa, veio o histórico inteiro do carro — inclusive o que o dono anterior fez nele.
Agenda por dia e por unidade, com confirmação, falta e cancelamento — com motivo obrigatório, porque é dele que sai o relatório do fim do mês. O check-in registra quilometragem, combustível em oitavos (como o ponteiro do painel), avarias, acessórios, o relato do cliente nas palavras dele, fotos e a assinatura no dedo. É a prova documental da oficina.
Renegociar não edita: cria versão nova, e a anterior fica como substituída. A aprovação é item a item, com canal (balcão, telefone, WhatsApp, e-mail, link), quem respondeu e a evidência. O resumo do que foi aprovado é congelado em texto — o orçamento pode mudar depois, a aprovação não.
Treze estados, do rascunho à entrega, com aguardando peça como estado de primeira classe — não escondido dentro de “em execução”. Cada cartão mostra há quanto tempo está parado naquele estado, e não desde a abertura: uma ordem aberta há dez dias e trabalhada hoje não é a mesma coisa que uma parada há dez dias.
Vários depósitos por unidade, entrada, saída, transferência (duas linhas ligadas no kardex), ajuste, inventário que grava a diferença e não o contado, e reserva por ordem. Custo médio ponderado recalculado a cada entrada, localização na prateleira, estoque mínimo e sugestão de compra que já desconta o reservado.
Pedido que nasce da lista do que está abaixo do mínimo, com prazo de entrega e condição de pagamento do fornecedor. Recebimento parcial é a regra: o fornecedor manda oito das dez e o pedido continua pendente nas duas — sem obrigar ninguém a lançar as dez para conseguir seguir.
Relógio por tarefa, com início, pausa e fim como linhas — o mecânico para para almoçar e volta, e um par único registraria quatro horas onde houve uma. Hora disponível, hora apontada e hora vendida, e a eficiência que é a razão entre as duas últimas. Comissão por serviço, por mecânico ou da casa.
Checklist final configurável: ponto com atenção ou avaria segura a liberação. Na entrega, quem retirou, a quilometragem de saída, as recomendações e a assinatura. A garantia dos itens passa a contar da entrega — não da conclusão do serviço, senão o carro parado no pátio comeria o prazo do cliente.
Conta a receber que nasce quando a ordem fica pronta — com o cliente ainda no balcão —, parcelamento com a sobra do arredondamento na última parcela, recebimento parcial e caixa do dia separado por forma de pagamento: a gaveta tem o dinheiro, a maquininha tem o cartão e o extrato tem o Pix.
Retorno em garantia abre ordem nova apontando para a original, com valor zero e o custo real. Reabrir a antiga apagaria o tempo dela — e a taxa de retrabalho, que é o número que faz uma oficina parar de repetir o mesmo erro, ficaria zerada para sempre.
Cada passo grava quem fez, quando e por quê. É o histórico da ordem — imutável por trigger no banco.
Cliente, veículo, motivo, hora e consultor. A hora é promessa de chegada, não reserva de box.
Km, combustível, avarias, acessórios, fotos, checklist e assinatura do cliente.
O que o cliente relatou, o que foi testado e o que foi constatado — três coisas diferentes.
Serviços e peças com preço de tabela copiado e congelado, e o disponível de cada peça ao lado.
Item a item, com canal, quem respondeu, evidência e o motivo de cada recusa.
Só os itens aprovados entram — e as peças disponíveis são reservadas na hora.
Tarefa por mecânico, relógio com pausa, e a peça baixada quando é aplicada.
Checklist final. Pendência em aberto segura a liberação, e isso é regra de serviço.
Quem retirou, km de saída, recomendações e assinatura. A garantia começa aqui.
É a conta mais simples do sistema e a que mais oficina erra. Uma peça com dez unidades no galpão, oito reservadas para ordens em andamento e mínimo de cinco tem duas disponíveis — está abaixo do mínimo com o dobro do mínimo no estoque. Quem olha só o saldo compra tarde e promete cedo.
Cada uma existe porque custa caro quando falha. As marcadas com banco não dependem do sistema: valem mesmo para quem abrir o banco por fora.
Empresas, unidades, usuários e permissões por perfil e filial. Clientes, veículos com histórico por placa, serviços, peças, fornecedores e mecânicos. Agenda, check-in com foto e assinatura, orçamento versionado com aprovação parcial, ordem de serviço em Kanban com os treze estados, reserva e baixa de estoque, kardex, transferência, inventário, compras com recebimento parcial, apontamento do mecânico, controle de qualidade, entrega, garantia, retorno, contas a receber, caixa do dia, resultado por ordem, painel e auditoria.
Link de aprovação remota para o cliente, lembrete por WhatsApp e e-mail, integração fiscal (NF-e, NFC-e e NFS-e conforme a operação), consulta veicular por placa, fechamento de comissão com aval e multiestoque entre unidades com pedido de transferência.
Conciliação com adquirente, integração contábil, BI e aplicativo do cliente para acompanhar o carro dele.
O sistema já sobe com uma oficina de demonstração — dois pátios, um carro em cada estado do Kanban, peça reservada de verdade e uma ordem parada esperando peça, que é justamente o número que o painel existe para mostrar.